コラム

受付業務の課題をスマートに解決!窓口で活躍する顔認証システム

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病院やオフィスなど、来客対応を行う上で受付はなくてはならない業務です。
昨今の情勢もあり、お客様の対応を対面で行う業務の特性上、解決が難しい課題も多く存在しているのではないでしょうか。

それらの課題に対する手段として、現在顔認証システムの利活用が広がっています。
顔認証システムは課題解決だけではなく、受付業務コストの削減や、新たなサービス価値の創出も期待できることから注目を集めている技術です。

この記事では、受付業務で顔認証システムの活用シーンやメリットをご紹介します。

受付業務は自動化できる!リスクとコストを一気に削減する顔認証技術

受付業務はお客様と対面する機会が多く、お客様側と従業員双方の感染リスクに気を配る必要があります。
マスクの着用やカーテン等を利用して感染防止に努めている企業も多いですが、それだけでは万全な対応ができていると言い切れません。

特に病院の受付窓口はリスクが高く、体調を崩している患者様が集まるため病院としてはできる限りの感染防止対策を実施する必要があります。

顔認証システムは人の顔を認識し、結果に応じたシステム処理を実行することを基本として動作する技術です。
自社にマッチした顔認証システムを導入することで、これまでの受付業務を幅広くカバーし、サービス品質の向上まで見込むことができます。

顔認証システムによりお客様とwin-winな受付を目指す

担当者の対応によってお客様の印象に大きな影響を与える受付業務ですが、担当者によって対応品質や対応可能なサービスに差が生じてしまうこともあります。
前述したように不特定多数との接触機会も多いため感染対策も必要になり、人材確保や対応品質を維持し続けることが難しくなってきている企業や病院も多いでしょう。

企業や病院の受付では、どのような課題があるのかを見てみましょう。

1. 感染リスクが高い


不特定多数との接触機会が多く、他の職種と比較して感染リスクが高い傾向にあります。
企業や病院は感染対策を推進していますが、際限なくコストをかけるわけにはいきません。
担当者自身が職場の感染リスクが高く、職場が十分な感染対策を行ってくれないと感じればモチベーションの低下へ繋がり、人材確保にも悪影響を与えてしまう可能性があります。

2. 受付担当者が拘束されやすい


多くのお客様の対応を行っていると、混雑状況により対応可能な受付担当者がいない状態になってしまうことがあります。
お客様をお待たせしてしまうことで、イメージダウンやチャンスロスに繋がる恐れもあるため、極力防止したい状況でしょう。
また、お客様によって対応時間の増減が大きく、工数予測が難しいと感じる管理部門の方も多いのではないでしょうか
対応時間が増減する原因も都度変わってしまうため、安定して効果を発揮する業務効率化施策を打ち出しづらい環境と言えます。

3. 業務担当者との連携ミス

お客様と対話し、要件に応じて業務担当者へ取り次ぐことも受付業務の一つです。
受付担当者と業務担当者の連携が都度必要となり、些細な連携ミスがお客様からの評価を落としてしまう可能性があります。

これらは、受付業務の特性として発生しやすい課題です。
企業は様々な取り組みで受付品質の向上を図っていますが、根本的にこれらの課題を解決できている企業は少ないのではないでしょうか。

顔認証技術は根本的に受付業務を進化させ、課題に対する新しいアプローチを提供します。

受付+顔認証システムでスマートな来客対応を実現

具体的に、顔認証システムをどのように活用すれば受付業務の課題を解決できるのでしょうか。
顔認証システムは、デバイスとシステムの組み合わせにより実現できることは多岐にわたります。
ここでは、オフィスや病院でどのように活用されているかの一例をご紹介します。

1. お客様の自動検温

入り口の検温機能付きの顔認証デバイスを設置することで、お客様がセルフで検温することができます。
高性能なデバイスであれば0.1秒で検温が完了し、さらに複数人同時に処理することが可能です。
受付で検温を依頼することでも検温自体は行えますが、時間がかかり混雑の原因になる恐れもあります。
また、多忙な受付担当者の工数を検温の案内に費やすことは、効率的とは言えません。
体調を崩している患者様のストレス軽減にも繋がるため、工数削減と患者様へのサービスを両立させることができます。

2. お客様の受付から担当者への取り次ぎを自動化


顔認証によりお客様を認識し、事前に登録してある情報をもとに業務担当者への通知を行うことも可能です。
これにより全てのお客様に対して一貫した受付対応を行え、かつ伝達ミスのリスクやタイムラグを最小限に留めることができます。
お客様の待ち時間の短縮にも繋がるため、双方にメリットが生まれる環境が整います
受付担当者は個別対応や内部業務など、注力するべきコア業務にリソースを使うことで、生産性の向上も見込めます。

3. 入退室や検温のデータをクラウド上で一括管理可能


従業員はもちろん、お客様の情報も一括管理することで権限が必要な区画への入退室管理や、検温結果を分析して予期しない経路での感染リスクを削減することができます。
クラウド型のサービスであれば堅牢なセキュリティ環境で稼働するデータベースを利用できるため、安心してデータ保存を行えます。
蓄積したデータは、来客履歴や業務ごとの来客対応工数の分析等に利用可能です
台帳の記入や管理も不要となるため、工数を削減した上で効率の良い管理体制を実現します。

4. 受付担当者の常時配置が不要

受付を無人にするわけにはいかないという理由から、受付専任の従業員を雇用している場合、その人件費は大きな負担となります。
また、インターフォンを設置して従業員が本来の業務と受付を兼業しているケースでも、来客の度に作業が中断されてしまい、生産性が低下してしまいます。
このような場合は顔認証システムで受付の自動化を行うことで、業務効率の向上やコスト削減を実現できます。

まとめ

顔認証システムにより、非接触をベースにした感染拡大防止対策が実現されるだけではなく、根本的な業務改善に繋がる活用シーンをご紹介しました。
現在、従業員と来訪者の双方が安心して施設を利用できるよう、企業や病院は環境整備を強く求められています。

それに対して十分に応えるためには、従来のやり方を改善するだけではなく、根本的な変革が必要です。
また、経営の観点ではコロナ禍への対応はもちろん、長期的に経営のメリットとなる選択肢が必要になります。

顔認証システムであれば課題解決と長期的なメリット、体外的なアピールの材料としても活用することができるため、導入を検討する価値は十分にあるのではないでしょうか。

こちらの資料でも顔認証システムの導入理由をまとめて解説しています
▶︎ すでに始まっている顔認証技術の導入理由とは

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