オフィス移転時はセキュリティ環境整備のチャンス！移転時の検討ポイントを解説

公開日：2023.02.02

更新日：2023.02.08

オフィスの移転時は、大規模な物理セキュリティの更改を行うチャンスです。
オフィスを守るセキュリティ対策は、第三者の侵入を防ぐ防犯対策、情報を保管するサーバーやキャビネットの保護など、様々な設備が必要になります。
物理的な設備の入れ替えには手間が掛かり、一度策定したセキュリティ対策を使い続けている企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、安全にオフィスの移転を行なうポイントや検討したいセキュリティ対策を紹介します。

オフィス移転時の情報漏洩を防止するポイント

オフィスの移転時は、組織が保有している情報の形態やスケジュール、業務への影響など検討事項が多数あります。
ここでは、セキュリティの観点でどのようなことに注意するべきかを紹介します。

廃棄する情報

廃棄せずに保管されているストレージ機器や古くなった紙面文書など、既に不要となった媒体の廃棄を移転と併せて行なうケースがあります。
情報廃棄実施時は、情報漏洩が発生するリスクが高まります。適切な処理をせずに廃棄した場合、第三者により情報を盗み取られてしまうリスクがあるためです。

電子データを保存しているハードディスクなどの媒体は破砕処理、紙面文書はシュレッダーや溶解処理を行ない、情報を復元できないよう徹底する必要があります。
数量が少ない場合や設備があれば自社で行なうことも可能です。そうでない場合は専門業者へ処理を依頼し、適切な廃棄が行なわれた証明書を受け取る方法も考えられます。

機密情報の保護

今後も必要な機密情報であれば、現オフィスから新オフィスへ運搬することになります。
紙面文書が大量にある場合は段ボール等にまとめますが、機密度の高い文書が一般文書と混ざらないよう注意しましょう。
本来閲覧できないはずの人物の目に入ってしまうリスクがあり、そこから情報漏洩に繋がる恐れもあるためです。

運搬は外部の事業者に依頼するケースが多く、一時的に組織の手元から離れます。
そのため、運搬を行なっている設備や文書の管理を徹底し、紛失事故が起こらないよう対策する必要があります。

社内システムの停止・起動手順の確認

オンプレミスの社内システムを保有している場合、冗長構成などの対策をしていなければシステムの停止が発生します。
システムの全停止は日常の運用で行なう機会が少なく、IT管理者のノウハウや経験が不足しやすいポイントです。
事前に手順を確認し、懸念事項や問題点を解決しておきましょう。

また、ネットワークケーブルの物理結線図の最新化も極めて重要です。
複数のラックにサーバーが収納されている場合や、搬送時にケーブル類を抜く場合は新環境で再度結線作業を行ないます。
その際、物理結線図の情報に誤りがあると復旧が困難になります。

オフィス移転は大規模なプロジェクトであり、抜け漏れや想定外の事態が起こりやすいと言えます。
情報漏洩やセキュリティインシデントを起こさないよう、慎重な進行が求められます。

オフィス移転時に見直したいセキュリティ項目

オフィスに施す物理的なセキュリティは、内容によって業務の一時停止や休日夜間の作業が必要となります。
一度実施してからメンテナンスや改善を行なっていない組織もあるのではないでしょうか。
ここでは、オフィス移転時のタイミングで見直したいセキュリティ項目を説明します。

レイアウト

オフィスには執務室やサーバー室、会議室などいくつかの区画があることが一般的です。
また、その区画の用途によって配置されている情報や資産も異なるでしょう。
そのため、区画によって入室できる人物を制限する、監視を強化するなどの対策が必要となります。

また、来客者や清掃員の導線も重要です。
頻繁に通過する場所から業務用PCのモニターが見えてしまうようなレイアウトは避けることが無難です。その上で日常的に従業員が動きやすい導線を確保するよう検討しましょう。

機材や設備

オフィスにはロッカーやキャビネット、ラックなど、機材や備品の収納設備が設置されています。
導入時には過不足の無い収納環境であったとしても、現在ではどうでしょうか。
本来であれば鍵付きのロッカーに保管するべきものがスペースの都合でラックに置かれている、老朽化により鍵の開閉が行ないづらく、常に解錠されているなどの環境は大きなセキュリティリスクです。

組織の現状と照らし合わせて設備の要不要を精査し、必要であれば新規調達や廃棄を行ないましょう。

入退室管理

オフィスのセキュリティを守るためには、出入り口やサーバー室など各区画で入退室管理を行なうことが重要です。
誰でも機密情報へアクセスできる環境では、外部から不正侵入のリスクが高まるだけではなく内部から不正に情報流出してしまう恐れもあるためです。

入退室管理により入退室可能な人物を明確にし、業務上不要な場所へは立ち入ることができない環境の構築を目指しましょう。

オフィス移転時であれば、根本的なセキュリティ対策の改善策を実現できます。

顔認証による入退室管理のメリット

顔認証システムによる入退室管理は、セキュリティと業務効率の向上を見込めます。

入退室のスムーズ化

カメラに顔を向けるだけで認証を行えるため、カードの管理や認証デバイスに何らかの操作を行なう必要がありません。
認証デバイスの紛失リスクがなくなることはもちろん、大人数が出入りするシーンであっても円滑な入退室が実現されます。

さらに、サービスによってはウォークスルー（立ち止まらず、歩いたまま認証可能）や複数人の同時認証にも対応しています。
入退室時の待ち時間は、1度であれば数十秒程度ですが積み重なれば無視できない時間が消費されてしまうこともあります。
スムーズな入退室で無駄な時間を削減することに繋がるのではないでしょうか。

株式会社レアジョブでは、セキュリティリスクの低減を目的に、顔認証による入退室管理を導入しています。ICカード紛失による事故や、再発行にかかる手間などをなくし、シームレスでセキュアな入退室管理を実現しました。

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勤怠管理への応用

オフィスの出入り口で顔認証を行なったタイミングで、出勤・退勤の処理とすることが可能です。これによりタイムカードなどの出退勤処理が不要となり、自動的に勤怠入力を行なえることになります。

また、タイムカードによる出退勤打刻は、構造的には代理での打刻や打ち忘れなど、正確な記録を行えないリスクを抱えています。
顔認証による入退室管理であれば、執務室へ入るために「本人の顔をカメラで認証すること」が必須となるため、忘れや不正な打刻を防ぐことが可能となります。

不正防止

入退室管理で課題となりやすい不正に、IDカードの貸し借りによる「なりすまし」や、別の人物が認証した際に一緒に入室してしまう「共連れ」があります。

顔認証システムは、本人確認を貸し借りできない「顔」で行なっており、入退室時の状況はカメラにより記録されています。
そのため、なりすましのリスクを大幅に削減し、万が一共連れが発生しても権限のない人物が入室したことを即座に検知することができます。
また、入退室時の映像が残ること自体が、不正を抑止する効果を発揮することも考えられます。