職場クラスターを避け生産性も向上。withコロナ時代の新しい働き方＝ハイブリッドワークを実現するには？

感染症対策が前提となる新しい生活様式の普及に伴い、働き方も大きく変わってきました。テレワークを導入している企業も少なくありませんが、最近ではオフィスワークとの両立を実現させる「ハイブリッドワーク」に注目が集まっています。

そこで今回は、ハイブリッドワークのメリットとデメリット、実際の導入事例などについて詳しく解説していきます。

ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを組み合わせた新しい働き方のことです。ただし、オフィスワークとの組み合わせは絶対条件となるわけではありません。テレワーク希望者には、テレワークに限定した働き方を選択することもできます。

「ハイブリッド」という単語には「組み合わせた・かけ合わせたもの」という意味がありますが、現状のハイブリッドワークはテレワークやオフィスワークなど、「働く場所の多様性を実現する」という意味合いが一般的です。新型コロナウイルスの世界的な感染拡大を背景に、人と接触する機会が少なくて済むハイブリッドワークが注目されています。

1つの出勤形態にこだわらないこのハイブリッドワークには、良い点も気を付けるべき点も存在します。

ハイブリッドワークのメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

ハイブリッドワークのメリット

ハイブリッドワークを導入すれば働き方の幅が広がるため、生産性の向上につながります。また、従来の働き方しか選べない企業よりも「労働条件が良い」と判断されるため、優秀な人材が集まりやすいというメリットもあります。

テレワークとオフィス勤務の向き・不向きは個人によって異なりますが、ハイブリッドワークなら働き方に柔軟性を持たせることができるため、従業員の満足度の向上にもつながるでしょう。

テレワークに偏ったコミュニケーションだけではなく、意見を活発に交わしたい場面は対面でのミーティングを行うなど、内容に応じてコミュニケーションの手段を変えられるのも、ハイブリッドワークの大きな特徴です。ビデオ通話と対面でのやり取りを組み合わせれば、より効率的なコミュニケーションも実現します。

ハイブリッドワークのデメリット

オフィスワークとオフィス以外での勤務を組み合わせたハイブリッドワークは、勤怠管理が複雑になるというデメリットがあります。やるべき業務をきちんと遂行しているか確認できる仕組み作り、どこにいても出退勤の有無が管理できるツール導入が必須でしょう。

全員がオフィスに出社するわけではないので、想定外の業務が発生した際の対応も困難です。情報伝達にタイムラグが発生し、オフィス出社組とテレワーク組との間で、仕事の進捗スピードに差が出るケースもあるでしょう。

また、ハイブリッドワーク導入時のルール作りや仕組み作りに失敗すると、コミュニケーションが上手くいかなかったり、減ってしまったりする恐れもあります。このような問題を避けるために、「重要な会議は全員参加を義務づける」などといったハイブリッドワーク前提の体制を整えなければいけません。

オフィスワークにこだわらない働き方がハイブリッドワークであるものの、実際にはどのように運用されているのでしょうか。

ハイブリッドワークを実際に導入している企業の例を見ていきましょう。

人材派遣事業等を展開する国内グループ

首都圏と地方で人材派遣事業を展開するＰ社では、テレワークとオフィス勤務を組み合わせたハイブリッドワークを導入しています。首都圏にオフィスを構える必要がなくなったため、淡路島を拠点としてカフェや海辺での仕事を認めているのも特徴です。自然に囲まれた環境での仕事は従業員の満足度向上にもつながっています。

また、ライフスタイルに合わせた多様な働き方の創造と地方創生などを目指すために「ハイブリッドワークライフ協会」を設立して、情報発信や拠点の整備、雇用創出などに取り組んでいます。

ソフトウェアを開発するグローバル企業

ソフトウェア開発のM社では、テレワーク、オフィスワーク、ハイブリッドワークの中から働き方を選択できるようにしています。この選択制度導入によって、勤務時間の半分を在宅勤務とすることに成功しました。

また、オフィスという物理的な空間の必要性も認識し、柔軟性の高いオフィス空間の設計や会議室テクノロジーの強化なども行っています。

福井県

福井県では、庁内で週1回以上の在宅勤務を実施しています。ハイブリッドワークの導入で通勤時や勤務中の移動も激減し、業務の大幅な効率化に成功。2020年9月に福井県で地震が発生した際には、コミュニケーションツールを活用して、迅速な被害状況の把握と対応を実現しています。

会議システムを提供する企業

会議システムを提供しているS社では、2010年代からワークスペースの改善に取り組んでいます。会議室の代わりにハドルスペースを導入して全国241箇所のオフィスビルを閉鎖。テレワークの積極的な推進なども行った結果、従業員エンゲージメン上と生産性向上だけではなく、CO2の削減という効果も得ています。

テレワークとオフィスワークを両立させるハイブリッドワークの成功、つまり「生産性向上の実現」には、ニューノーマルに対応する社内ルールの策定も必要です。オフィスに全員が集まって働くことが前提のルールは変えていかなければなりません。勤怠管理や評価制度、社内の承認などのワークフロー改定は不可欠です。また、通勤交通費の制度見直し、テレワーク時の光熱費負担に対応することなどの検討も求められるでしょう。

ハイブリッドワークでは、業務の非効率化による生産性の低下は避けなければなりません。社内ルール、テレワーク環境の整備はもちろん、従業員の健康管理業務が増えたオフィスワーク環境でも、温度検知や、従業員ごとの検知結果の記録、履歴化などの業務を効率的に進めなければ、総務・労務担当者の業務負荷が増加し、結果、生産性が低下してしまいます。各種のテレワークツールはもちろん、職場クラスター対策ツールも生産性の向上を目的として導入しましょう。

つまり、withコロナ・afterコロナ時代ならではのオフィスワーク環境の整備が、ハイブリッドワークの成功=生産性向上に大切なポイントとなります。

withコロナ・afterコロナ時代のハイブリッドワークには、異常温度スクリーニングの導入が求められます。出社時の体温以上を事前に検知することができれば、オフィス勤務での感染症拡大も防げるでしょう。

JCVの「SenseThunder」を活用すれば、高速で温度検知と顔認証を同時に行うことが可能です。マスク着用時でも認証できる精度の高さと、電源ケーブル1本でさまざまな場所に設置できる利用しやすさを兼ね備えているのも「SenseThunder」の特徴と言えます。

入退室・勤怠管理としても使える活用幅の広さも魅力です。管理が煩雑になりがちなハイブリッドワークにおける業務効率化にも役立つでしょう。異常温度アラートや顔認証履歴をリアルタイムで一括確認できる視認性に優れたダッシュボードも搭載しています。

顔認証と入退室管理・勤怠管理を同時に行い、さまざまな場面での業務効率化を実現するJCVの「SenseThunder」は、ハイブリッドワークを推進する企業にとって欠かせないツールと言えるでしょう。

※勤怠管理の利用には、勤怠クラウドサービスとのAPI連携が必要となります。

ハイブリッドワークは既に多くの国内外の企業や自治体で導入され、生産性向上やコスト削減にも役立てられています。ただし、これからの時代のハイブリッドワークには、感染症対策・職場クラスター対策が重要です。

JCVではハイブリッドワークの導入を検討している企業に最適なソリューション「Sense Thunder」を提供しています。温度検知から顔認証、それに付随する勤怠管理が一手に行える「SenseThunder」。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。